Titre du poste et niveau :                 Assistant en Logistique, GS-5

Lieu d’affectation :                           Port-au-Prince

Période d’affichage :                       13 Juillet-27 Juillet 2021

Numéro d’ouverture d’emploi :      BINUH-VA-2021-003

Avis spécial

Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes 50/50 dans son personnel. Les candidates féminines sont fortement encouragées à postuler.

Tous les candidats qui se considèrent qualifiés et remplissent les exigences minimales de cet avis de vacance (AV), doivent soumettre leur P11 entièrement rempli et signé par courriel à binuhrecruitmentteam@un.org

Important :Veuillez prêter attention aux instructions sur le VA lors de la demande du VA qui comprendra le titre fonctionnel et le numéro du VA. Les soumissions incorrectes ne seront pas prises en compte. Les candidats seront tenus responsables des fausses déclarations/omissions d'informations sur leurs candidatures P11 signées.

Cadre organisationnel et rapports

Le Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH) a été créé par la résolution 2476 du Conseil de sécurité et a pour mandat de promouvoir et de renforcer la stabilité politique et la bonne gouvernance, y compris l'état de droit, la préservation et la promotion d'un environnement pacifique et stable, en soutenant une inter -Dialogue national haïtien, et protection et promotion des droits humains en Haïti. Ce poste est situé au sein du Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH). L'assistant logistique rapporte au Chef de la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Responsabilités

Dans le cadre des pouvoirs délégués, l'assistant logistique sera responsable des tâches suivantes :

Logistique

• Soutient le personnel plus expérimenté en ce qui concerne tous les aspects des opérations et des contrats de service majeurs.

• Prépare les feuilles de saisie des demandes/soulèvements de service ou d'autres actions requises dans UMOJA.

• Fournit des mises à jour de l'état de la demande sur une base régulière.

• Assure la liaison avec les fournisseurs et coordonne le soutien.

• Examine les estimations de coûts pour les intégrer à la formulation du budget.

• Examine les factures pour assurer l'exactitude des montants par rapport aux services fournis.

• Maintient, met à jour et assure l'exactitude et l'exhaustivité de la base de données informatique enregistrant les détails des demandes, les bons de commande, les livraisons et les factures. Cela comprend la coordination des calendriers de livraison, la préparation des documents de dédouanement, le suivi et la réception des rapports de réception et d'inspection (R&I), la vérification des factures par rapport aux rapports R&I, l'enregistrement du statut du contrat à toutes les étapes des processus.

• Prépare la correspondance courante du bureau.

Approvisionnement/Transport/Mouvements

• Surveiller et rendre compte de la mise en œuvre des plans logistiques, y compris le mouvement et la livraison des actifs, l'achèvement des fonctions du projet et l'état des modifications au contrat, au besoin.

• Gère et tient à jour les registres des seuils de bons de commande fixés pour chaque contrat.

• Maintient les fichiers de support, la base de données et surveille les rapports. Établit et maintient une bibliothèque de référence pertinente.

• Initie les réquisitions au besoin, enregistre les livraisons, le financement progressif et les dépenses, assure la liaison avec les différents départements sur les reçus et les actions associées.

• Coordonne les consommables, gère les stocks, les taux de consommation et les modèles d'utilisation, et augmente le réapprovisionnement en conséquence.

• Contrôle et gère la demande et la livraison des articles liés à l'approvisionnement.

• Enregistre les actions contractuelles et surveille l'activité.

• S'assure que les fournitures fixes sont maintenues et distribuées aux utilisateurs conformément à l'échelle de consommation approuvée.

Administration

• Effectue diverses actions reliées à l'administration de la section.

• Assure la liaison avec l'administration centrale/les services exécutifs au besoin.

• Fournit des conseils à la mission et/ou au personnel subalterne. Peut fournir une assistance dans l'examen des accords du pays hôte, des accords budgétaires ou des contributions pour des subventions ou d'autres activités dans les domaines assignés.

• Identifie et signale les problèmes/problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent et recommande les actions appropriées ; Coordonne régulièrement avec les unités de service et assure la liaison au besoin avec les membres de l'équipe interne à la fois à la mission et dans les stations éloignées.

• Effectue d'autres tâches administratives connexes, au besoin (préparer et coordonner des séminaires, des conférences et des traductions).

• Familiariser le nouveau personnel en ce qui concerne les exigences de travail et les directives applicables de l'ONU et les procédures de bureau.

• Effectue d'autres tâches au besoin.

Compétences

•Professionnalisme : fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assume la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

• Service Client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintien des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; Surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des reculs des projets ; Respecte le calendrier de livraison des produits ou services au client

• Planification et organisation : développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les affectations prioritaires ; ajuste les priorités au besoin. ; Alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; Surveille et ajuste les plans et les actions au besoin ; Utilise le temps efficacement.

Éducation

Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est requis.

Expérience professionnelle

Au moins cinq (05) ans d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés des opérations logistiques pratiques ou dans un domaine connexe.

Une expérience dans l'utilisation d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) est requise.

Une expérience au sein du régime commun des Nations Unies ou d'une autre organisation internationale similaire est souhaitable.

Une expérience dans le processus de réquisition est souhaitable.

Langues

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais et du français (à l'oral et à l'écrit) est requise. La maîtrise du créole haïtien est requise.

Évaluation

L'évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien basé sur les compétences.