Titre du poste et niveau :           Assistant(e) Administratif (ve), GS-5

Lieu d’affectation:                        Port-au-Prince

Période d’affichage:                    15 Février – 1 Mars 2022

Code de l’avis de Vacance :         BINUH-VA-2022-001

Notice spéciale

Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes 50/50 dans son personnel. Les candidates féminines sont fortement encouragées à postuler.

Le statut complètement vacciné contre le COVID-19 ou volonté d'être complètement vacciné contre le COVID-19 peut être requis pour ce poste.

Tous les candidats qui se considèrent qualifiés et remplissent les exigences minimales de cet avis de vacance (VA), doivent soumettre leur P11 entièrement rempli et signé par courriel à binuhrecruitmentteam@un.org Important : Veuillez prêter attention aux instructions sur le VA publié qui comprendra le titre fonctionnel et le numéro du VA. Les soumissions incorrectes ne seront pas prises en compte. Les candidats seront tenus responsables des fausses déclarations/omissions d'informations sur leurs candidatures P11 signées.

Cadre organisationnel

Le Bureau Intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH) a été créé par la Résolution 2476 du Conseil de Sécurité et a pour mandat de promouvoir et de renforcer la stabilité politique et la bonne gouvernance, y compris l’état de droit, la préservation et la promotion d’un environnement pacifique et stable, la promotion d’un dialogue national inclusif entre Haïtiens et la protection et la promotion des droits de l’homme en Haïti.

L'Assistant(e) administratif (ve) relève du Commissaire de Police. Responsabilités

Dans  les  limites  des  pouvoirs  qui lui  sont  délégués,  l’assistant(e)  Administratif(ve)  sera  amené(e)  à accomplir les tâches suivantes :

Gestion des ressources humaines : 

Effectuer diverses actions liées au bon fonctionnement du front office du commissaire de police dans les domaines de liés à l'administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le  recrutement,  la  rotation,  l'évaluation  de  la  performance,  la  formation,  etc.,  en  appliquant systématiquement les règles, règlements, politiques et procédures des Nations Unies. Assurer la liaison avec les services administratifs et/ou exécutifs au besoin. Maintenir, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d'avis de vacances de poste. Préparer les formules de notification administrative dans les outils électroniques actuels des Nations Unies, par exemple les Systèmes d'informatique de gestion tels que Umoja/FSS. Fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et les processus administratifs. Fournir des informations et des conseils au personnel et aux consultants en ce qui concerne les conditions relatives au service, aux devoirs et aux responsabilités, ainsi que les avantages et prestations prévus par le Statut et règlement du personnel. Surveiller les tableaux d’effectifs affectés à diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations, l'expiration des nominations, les réaffectations, le transfert et le déplacement du personnel.

Budget et finance : 

Fournir une assistance pour la préparation et l'élaboration du programme de travail et du budget du bureau. Assister régulièrement dans le suivi du budget ou du programme de travail en fonction de divers budgets,  fonds  d'affectation  spéciale,  subventions  et  autres  fonds  ;  enregistrer,  au  besoin,  les réaffectations  de ressources et mettre  en  œuvre  les  réaffectations  selon  les  besoins.  Fournir  une assistance dans l'examen et la préparation du plan à moyen terme et ses révisions. Examiner et aider à finaliser les prévisions des dépenses et les projets de budget pour les besoins en personnel et autres types de besoins pour la mission, notamment les aspects programmatiques. Veiller au respect du plan à moyen terme et des autres mandats législatifs. Peut éventuellement aider les gestionnaires à définir des besoins en ressources pour les projets de budget. Examiner les demandes d’achat de biens et de services pour confirmer (a) l’exactitude des objets de dépense et (b) la disponibilité des fonds. Surveiller les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de dépense, en accordant une attention particulière aux règles et règlements, ainsi qu’aux politiques et procédures établies. Assister dans la préparation des conclusions relatives au budget ; assister dans la finalisation des rapports sur l'exécution du budget en accordant une attention particulière aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.

Administration générale

Fournir des conseils à la mission et/ou au personnel affectés à la composante police et services correctionnels. Identifier et communiquer les problèmes ou questions à mesure qu’ils se présentent et recommander des mesures appropriées. Se coordonner régulièrement avec les groupes de service et assurer la liaison, au besoin, avec les membres internes de l'équipe dans la mission et dans les stations secondaires. Exécuter d'autres tâches administratives connexes selon les besoins (par exemple les voyages, le suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux contractants, l’examen des plans d'espace physique, l’assistance dans l’identification des besoins technologiques du bureau, l’entretien des équipements, des logiciels et des systèmes ; l’organisation et la coordination des séminaires, conférences et traductions).

Compétences

Professionnalisme : fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations  stressantes.  Assume  la  responsabilité  d'intégrer  les  perspectives  de  genre  et  d'assurer  la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Souci du client:  Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre; Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes; Tenir les clients informés de l’avancement des projets; Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à Planifier et organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ;  Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Formation

Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis. Une formation technique en finance, budget, gestion des ressources humaines ou en administration est hautement souhaitable.

Expérience Professionnelle

Au moins cinq (5) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’administration, des finances, du budget, de la comptabilité, de l’audit, des ressources humaines ou dans une discipline apparentée. Des compétences informatiques solides, notamment la maîtrise du traitement de texte et des feuilles de calcul, sont nécessaires. Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs des Nations Unies, comme Umoja ou le Progiciel de gestion intégré (ERP), est souhaitable. Le titulaire doit posséder une bonne connaissance des dispositions des règles, des règlements, des manuels et des politiques des Nations Unies relatives à la fonction. Une expérience de support des programmes mandatés des droits de l’homme est souhaitable. Une expérience de travail antérieure dans les missions ou agences des Nations Unies dans cette fonction serait un atout.

Connaissance Linguistique

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation de Nations Unies. Pour cet avis de vacance, la maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit) est requise. La connaissance du créole haïtien est souhaitable.

Méthode d’évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourra inclure un exercice d’évaluation pouvant être suivi d'un entretien axé sur les compétences.