Titre du poste et niveau :             Assistant(e) Administratif(ve), GS-5
Lieu d’affectation:                         Port-au-Prince
Période d’affichage:                     13 – 27 April 2022
Code de l’Avis de Vacance :         BINUH-VA-2022-003
 

Tous les candidats qui se considèrent qualifiés et remplissent les exigences minimales de cet avis de vacance (AV), doivent visiter le site web suivant pour la version complète de l’avis à Offres d'emploi | BINUH (unmissions.org) et soumettre leur P11 entièrement rempli et signé par courriel à l’adresse suivante : binuhrecruitmentteam@un.org.

Cadre organisationnel

Ce poste est situé au sein de la Section Politique et Bonne Gouvernance du Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH). L'assistant(e) Administratif(ve) relève du spécialiste principal des affaires politiques.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant(e) Administratif(ve) sera amené(e) à accomplir les tâches suivantes :

Gestion des ressources humaines :

· Effectuer diverses actions liées à l'administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le recrutement, le placement, la promotion, la réinstallation, l'évaluation de la performance, les examens du classement des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en appliquant systématiquement les règles, règlements, politiques et procédures des Nations Unies. Assurer la liaison avec les services administratifs et/ou exécutifs au besoin. Maintenir, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d'avis de vacances de poste. Conseiller le personnel en matière de visas. Fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et les processus de classement. Fournir des informations et des conseils au personnel et aux consultants en ce qui concerne les conditions relatives au service, aux devoirs et aux responsabilités, ainsi que les avantages et prestations prévus par le Statut et Règlement du Personnel. Surveiller les tableaux d’effectifs affectés à diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations, la retraite, l'expiration des nominations, les réaffectations, le transfert et le déplacement du personnel.

Budget et finances :

· Fournir une assistance pour la préparation et l'élaboration du programme de travail et du budget du bureau. Assister régulièrement dans le suivi du budget ou du programme de travail en fonction de divers budgets, fonds d'affectation spéciale, subventions et autres fonds ; enregistrer, au besoin, les réaffectations de ressources et mettre en œuvre les réaffectations selon les besoins. Recueillir des informations provenant des bases de données pertinentes et fournir une assistance dans la préparation des rapports financiers. Fournir une assistance dans l'examen et la préparation du plan à moyen terme et ses révisions. Examiner et aider à finaliser les prévisions des dépenses et les projets de budget pour les besoins en personnel et autres types de besoins pour la mission, notamment les aspects programmatiques. Veiller au respect du plan à moyen terme et des autres mandats législatifs. Peut éventuellement aider les gestionnaires à définir des besoins en ressources pour les projets de budget. Surveiller l'exécution du budget et les dépenses et enregistrer la réaffectation des fonds si nécessaire. Examiner les demandes d’achat de biens et de services pour confirmer (a) l’exactitude des objets de dépense et (b) la disponibilité des fonds. Surveiller les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de dépense, en accordant une attention particulière aux règles et règlements, ainsi qu’aux politiques et procédures établies. Assister dans la préparation des conclusions relatives au budget ; assister dans la finalisation des rapports sur l'exécution du budget en accordant une attention particulière aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.

Administration générale :

· Fournir des conseils à la mission et/ou au personnel subalterne. Peut éventuellement fournir une assistance pour examiner les accords du pays hôte, les accords budgétaires ou les contributions pour les subventions ou d'autres activités dans les zones attribuées. Identifier et communiquer les problèmes ou questions à mesure qu’ils se présentent et recommander des mesures appropriées. Se coordonner régulièrement avec les groupes de service et assurer la liaison, au besoin, avec les membres internes de l'équipe dans la mission et dans les stations secondaires. Exécuter d'autres tâches administratives connexes selon les besoins (par exemple les voyages, le suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux contractants, l’examen des plans d'espace physique, l’assistance dans l’identification des besoins technologiques du bureau, l’entretien des équipements, des logiciels et des systèmes ; l’organisation et la coordination des séminaires, conférences et traductions).

Education

Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis. Une formation technique en finance, budget, gestion des ressources humaines ou en administration est très souhaitable.

Expérience Professionnelle

Au moins cinq (5) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’administration, des finances, du budget, de la comptabilité, de l’audit, des ressources humaines ou dans une discipline apparentée. Des compétences informatiques solides, notamment la maîtrise du traitement de texte et des feuilles de calcul, sont nécessaires. Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs des Nations Unies, comme Umoja ou le Progiciel de gestion intégré (ERP), est souhaitable. Le titulaire doit posséder une bonne connaissance des dispositions des règles, des règlements, des manuels et des politiques des Nations Unies relatives à la fonction. Une expérience de travail dans une agence des Nations Unies dans ce domaine est souhaitable.

Connaissance Linguistiques

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour cet avis de vacance, la maîtrise du français et de l’Anglais (oral et écrit) est requise. La maîtrise du Créole Haïtien est souhaitable.

Méthode d’évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourra inclure un exercice d’évaluation pouvant être suivi d'un entretien axé sur les compétences.