Titre du poste et niveau :           Assistant(e) aux Approvisionnements, GS-5

Lieu d’affectation:                      Port-au-Prince

Période d’affichage:                   26 Novembre - 10 Décembre 2021

Code de l’Avis de Vacance :      BINUH-VA-2021-007

Notice spéciale

Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes 50/50 dans son personnel. Les candidates féminines sont fortement encouragées à postuler.

Tous les candidats qui se considèrent qualifiés et remplissent les exigences minimales de cet avis de vacance (VA), doivent soumettre leur P11 entièrement rempli et signé par courriel à binuhrecruitmentteam@un.org

Important : Veuillez prêter attention aux instructions sur le VA publié qui comprendra le titre fonctionnel et le numéro du VA. Les soumissions incorrectes ne seront pas prises en compte. Les candidats seront tenus responsables des fausses déclarations/omissions d'informations sur leurs candidatures P11 signées.

Cadre organisationnel

Le Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH) a été créé par la résolution 2476 du Conseil de sécurité et a pour mandat de promouvoir et de renforcer la stabilité politique et la bonne gouvernance, y compris l'état de droit, la préservation et la promotion d'un environnement pacifique et stable, en soutenant une inter inclusive -Dialogue national haïtien, et protection et promotion des droits humains en Haïti.

Ce poste est situé au sein du Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH). L'Assistant(e) aux approvisionnements relève du Chef de la Gestion de la chaîne d'approvisionnement et de la prestation de services.

Responsabilités

Dans le cadre des pouvoirs délégués, l'Assistant(e) aux approvisionnements sera responsable des tâches suivantes :

• Reçoit les demandes en ligne autorisées pour les fournitures des magasins des chefs de section et des chefs d'unité. Vérifie les demandes conformément aux besoins mensuels des sections/unités.
• S'assure que les fournitures sont distribuées aux bureaux/sections demandeurs conformément aux demandes approuvées sans délai.
• Surveille les stocks de fournitures dans les magasins ; effectue un inventaire régulier des articles de consommation dans les magasins de fournitures. Informe le superviseur des écarts constatés et des fournitures nécessitant un réapprovisionnement des stocks en temps opportun.
• S'assure que les articles dans les magasins de fournitures sont rangés de manière ordonnée et s'assure que les fournitures sont remises aux demandeurs avant la date d'expiration des produits.
• Aide à soulever les demandes de services et d'articles requis par les magasins d'approvisionnement, coordonne avec les bureaux et les sections les demandes reçues. Fournit des mises à jour régulières de l'état de la demande.
• Aide l'Unité de réception et d'inspection (R&I) à recevoir et à inspecter les marchandises livrées par les fournisseurs et gérées par l'Unité d'approvisionnement. Traiter les rapports de R&I internes pour les marchandises dans les magasins d'approvisionnement et les transmettre à l'unité de R&I pour traiter les enregistrements des marchandises dans le système et les envoyer aux utilisateurs finaux conformément aux procédures établies.
• Participe à l'acquisition et à la rédaction des spécifications préliminaires des besoins ; participe à la préparation des comités d'évaluation technique et des présentations au comité local des marchés.
• Sélectionne les articles corrects dans la fiche article lors de l'augmentation des paniers d'achat afin d'acheter des articles à partir des catalogues liés aux contrats système mondiaux ou régionaux.
• Interagit avec les parties prenantes internes, telles que les unités techniques au sein de la prestation de services et des services/sections de la chaîne d'approvisionnement, pour obtenir des spécifications techniques, par exemple, des énoncés de travail (SOW), des termes de référence (TOR), etc. pour divers services et produits non disponibles à partir des stocks existants ou des contrats de systèmes, garantissant l'exhaustivité de l'exigence et des critères d'évaluation technique.
• Rédige et/ou prépare les documents pertinents, tels qu'une note verbale, un dédouanement, etc.
• Identifie les problèmes et met en œuvre des solutions selon les instructions du superviseur.
• Aide à la préparation de divers rapports d'inventaire mensuels, annuels et ponctuels des biens de la mission sur le terrain.
• Maintient les mises à jour et assure l'exactitude et l'exhaustivité des détails de la demande d'enregistrement de la base de données informatique, des bons de commande, de la livraison et d'autres actions liées à l'approvisionnement et surveille les rapports.
• Familiariser le nouveau personnel en ce qui concerne les exigences de travail et les directives applicables de l'ONU et les procédures de bureau.
• Effectue d'autres tâches au besoin.

Compétences

Professionnalisme : fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Assume la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Client et orientation : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintien des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; Surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des reculs des projets ; Respecte le calendrier de livraison des produits ou services au client.

Planification et organisation : développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin. ; Alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; Surveille et ajuste les plans et les actions au besoin ; Utilise le temps efficacement

Education

Un diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent est requis.

Expérience Professionnelle

Un minimum de cinq (05) ans d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion des stocks et des approvisionnements, la gestion immobilière, la logistique, les achats, l'entreposage, les services administratifs ou un domaine connexe est requis.

Une expérience d'au moins trois ans dans l'utilisation des outils Microsoft (Word, Excel, Power point, etc.) est souhaitable.

Une expérience avec les systèmes ERP (SAP, UMOJA) et dans le processus de réquisition est souhaitable.

Connaissance Linguistique

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour cette position, la maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) est requise. La maîtrise du Créole Haïtien est requise.

Evaluation

L'évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien basé sur les compétences.