Titre du poste et niveau :             Assistant(e) de Secrétariat, GS-5

Lieu d’ affectation:                      Port-au-Prince

Période d’affichage:                     17 November - 01 December 2021

Code de l’Avis de Vacance :       BINUH-VA-2021-006

Notice spéciale

Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes 50/50 dans son personnel. Les candidates féminines sont fortement encouragées à postuler.

Tous les candidats qui se considèrent qualifiés et remplissent les exigences minimales de cet avis de vacance (VA), doivent soumettre leur P11 entièrement rempli et signé par courriel à binuhrecruitmentteam@un.org Important : Veuillez prêter attention aux instructions sur le VA publié qui comprendra le titre fonctionnel et le numéro du VA. Les soumissions incorrectes ne seront pas prises en compte. Les candidats seront tenus responsables des fausses déclarations/omissions d'informations sur leurs candidatures P11 signées.

Cadre organisationnel

Le Bureau Intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH) a été créé par la Résolution 2476 du Conseil de Sécurité et a pour mandat de promouvoir et de renforcer la stabilité politique et la bonne gouvernance, y compris l’état de droit, la préservation et la promotion d’un environnement pacifique et stable, la promotion d’un dialogue national inclusif entre Haïtiens et la protection et la promotion des droits de l’homme en Haïti. Ce poste est situé au sein du Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH). L'assistant(e) de Secrétariat relève de l'assistant(e) de Secrétariat principal(e) du Bureau de la Représentante spéciale du Secrétaire général (SRSG).

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant(e) de secrétariat au niveau G-5 sera amené(e) à accomplir les tâches suivantes :

● Aider à assurer l'administration générale de la section ou du groupe, c'est-à-dire fournir une assistance technique et administrative dans le cadre de la gestion des priorités et du flux de travail de l’unité de travail ; aider à coordonner et à contrôler les activités multiples et diverses et les processus de travail pour s'assurer que les directives et les décisions de gestion sont bien exécutées et veiller à ce que les produits soient livrés en temps opportun.

● Fournir une assistance pour la compilation et l'analyse de données de base provenant de diverses sources ; résumer et présenter des conclusions qui seront examinées par le responsable.

● Faire office d’intermédiaire entre le superviseur du bureau du Chef de Cabinet et les cadres supérieurs ; tenir le personnel informé en transmettant les directives, les rapports, les comptes rendus actualisés et d'autres informations pertinentes ; attirer l’attention du responsable sur les questions sensibles et urgentes.

● Fournir une assistance dans la gestion du temps et la planification au nom du responsable et le consulter si nécessaire ; hiérarchiser et résoudre efficacement les chevauchements et les demandes concurrentes à cet égard.

● Faire le tri et déterminer la priorité de toute correspondance entrante ; compiler les documents et références de fond ; identifier les questions nécessitant l'attention du gestionnaire et renvoyer les autres aux agents concernés qui prendront les mesures appropriées, le cas échéant ; veiller au contrôle et au suivi des actions à entreprendre.

● Assurer la gestion autonome d'une large gamme de demandes d'informations complexes (par exemple, des demandes de réponses nécessitant une recherche de dossiers ou autre) ; répondre ou rédiger des réponses à un large éventail de correspondances et d’autres communications.

● Fournir  une  assistance  au  gestionnaire  pour  la  préparation  des  présentations  aux  organes intergouvernementaux et lors d’autres réunions ; effectuer des recherches, préparer des notes d'information, des diapositives et des dossiers thématiques, réunir la documentation pertinente, etc.

● Fournir une assistance dans l’amélioration des procédures administratives et des systèmes pour assurer le bon fonctionnement du département, notamment les systèmes de classement (papier et électronique).

● Organiser des réceptions officielles, des réunions, etc., gérer toutes dispositions nécessaires (par exemple, réservations de chambres, listes d'invités/participants, invitations, restauration, disposition des sièges, informations contextuelles, équipement spécial, etc.), y compris les tâches liées au protocole si nécessaire.

● S'occuper d'un large éventail de fonctions et processus administratifs (par exemple, les états de présence et de congé, les feuilles de présence, les préparatifs des voyages, les demandes de visa, les relevés de dépenses, les frais de télécommunication, l’achat d'équipement, demandes de services et de fournitures, réservation des salles de conférence, etc.).

● Apporter son appui à l’Assistant(e) de Secrétariat Principal(e) en exerçant des fonctions de contrôle de la qualité pour tous les documents sortants ; réviser et modifier des textes pour veiller au respect des règles de format, de grammaire, de ponctuation et de style.

● Apporter son appui à l’Assistant(e) de Secrétariat Principal(e) en gérant le calendrier et les horaires du SRSG ; surveiller les changements et communiquer les informations pertinentes au personnel approprié à l'intérieur et à l'extérieur du bureau du SRSG.

● Utiliser des logiciels de traitement de texte standard pour rédiger une grande variété de documents et de rapports complexes

● Gérer, mettre à jour et développer des bases de données internes ; effectuer des mises à jour des sites Web ; générer divers rapports statistiques standard et non-standard, ainsi que d'autres rapports provenant de différentes bases de données.

● S’acquitter d’autres tâches assignées Compétences

Professionnalisme : fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'obtention de résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations  stressantes.  Assume  la  responsabilité  d'intégrer  les  perspectives  de  genre  et  d'assurer  la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Souci du client:  Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre; Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes; Tenir les clients informés de l’avancement des projets; Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Formation

Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis. Expérience Professionnelle

Au moins cinq (05) années d'expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des services administratifs ou d'autres activités apparentées. Solides compétences informatiques, y compris la maîtrise du traitement de texte et des feuilles de calcul, sont requises.

Connaissance Linguistiques

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour cet avis de vacance, la maîtrise du français (oral et écrit) est requise. La connaissance de l’anglais est souhaitable. La maîtrise du Créole Haïtien est requise.

Méthode d’évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourra inclure un exercice d’évaluation pouvant être suivi d'un entretien axé sur les compétences.