Titre du poste et niveau :         Assistant(e)Administratif(ve), GS-5
Lieu d’ affectation:                    Port-au-Prince
Période d’affichage:                 07 Juin au 22 Juin 2022
Code de l’avis de Vacance :    BINUH-VA-2022-006

Tous les candidats qui se considèrent qualifiés et remplissent les exigences minimales de cet avis de vacance (AV), doivent soumettre leur P11 entièrement rempli et signé par courriel à l’adresse suivante : binuhrecruitmentteam@un.org.Le formulaire P11 est disponible sur le site web https://binuh.unmissions.org/fr/offres-demploi.

Cadre organisationnel

Ce poste est situé au sein du Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH).L'Assistant(e) administratif(ve) relève du Commissaire de Police.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant(e)Administratif(ve) sera amené(e) à accomplir les tâches suivantes :

Gestion des ressources humaines :

·Effectuer diverses actions liées au bon fonctionnement du front office du commissaire de police dans les domaines de liés à l'administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le recrutement, la rotation, l'évaluation de la performance, la formation, etc., en appliquant systématiquement les règles, règlements, politiques et procédures des Nations Unies. Assurer la liaison avec les services administratifs et/ou exécutifs au besoin. Maintenir, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d'avis de vacances de poste. Préparer les formules de notification administrative dans les outils électroniques actuels des Nations Unies, par exemple les Systèmes d'informatique de gestion tels que Umoja/FSS. Fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et les processus administratifs. Fournir des informations et des conseils au personnel et aux consultants en ce qui concerne les conditions relatives au service, aux devoirs et aux responsabilités, ainsi que les avantages et prestations prévus par le Statut et règlement du personnel. Surveiller les tableaux d’effectifs affectés à diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations,l'expiration des nominations, les réaffectations, le transfert et le déplacement du personnel.

Budget et finance :

·Fournir une assistance pour la préparation et l'élaboration du programme de travail et du budget du bureau. Assister régulièrement dans le suivi du budget ou du programme de travail en fonction de divers budgets, fonds d'affectation spéciale, subventions et autres fonds ; enregistrer, au besoin, les réaffectations de ressources et mettre en œuvre les réaffectations selon les besoins. Fournir une assistance dans l'examen et la préparation du plan à moyen terme et ses révisions. Examiner et aider à finaliser les prévisions des dépenses et les projets de budget pour les besoins en personnel et autres types de besoins pour la mission, notamment les aspects programmatiques. Veiller au respect du plan à moyen terme et des autres mandats législatifs. Peut éventuellement aider les gestionnaires à définir des besoins en ressources pour les projets de budget. Examiner les demandes d’achat de biens et de services pour confirmer (a) l’exactitude des objets de dépense et (b) la disponibilité des fonds. Surveiller les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de dépense, en accordant une attention particulière aux règles et règlements, ainsi qu’aux politiques et procédures établies. Assister dans la préparation des conclusions relatives au budget ; assister dans la finalisation des rapports sur l'exécution du budget en accordant une attention particulière aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.

Administration générale

·Fournir des conseils à la mission et/ou au personnel affectés à la composante police et services correctionnels. Identifier et communiquer les problèmes ou questions à mesure qu’ils se présentent et recommander des mesures appropriées. Se coordonner régulièrement avec les groupes de service et assurer la liaison, au besoin, avec les membres internes de l'équipe dans la mission et dans les stations secondaires. Exécuter d'autres tâches administratives connexes selon les besoins (par exemple les voyages, le suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux contractants, l’examen des plans d'espace physique, l’assistance dans l’identification des besoins technologiques du bureau, l’entretien des équipements, des logiciels et des systèmes ; l’organisation et la coordination des séminaires, conférences et traductions).

Formation

Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis. Une formation technique en finance, budget, gestion des ressources humaines ou en administration est hautement souhaitable.

Expérience Professionnelle

Au moins cinq (5) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines de l’administration, des finances, du budget, de la comptabilité, de l’audit, des ressources humaines ou dans une discipline apparentée. Des compétences informatiques solides, notamment la maîtrise du traitement de texte et des feuilles de calcul, sont nécessaires. Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs des Nations Unies, comme Umoja ou le Progiciel de gestion intégré (ERP), est souhaitable. Le titulaire doit posséder une bonne connaissance des dispositions des règles, des règlements, des manuels et des politiques des Nations Unies relatives à la fonction. Une expérience de support des programmes mandatés des droits de l’homme est souhaitable. Une expérience de travail antérieuredans les missions ou agences des Nations Unies dans cettefonction serait un atout.

Connaissance Linguistique

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation de Nations Unies. Pour cet avis de vacance, la maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit) est requise. La connaissance du créole haïtien est souhaitable.

Méthode d’évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourra inclure un exercice d’évaluation pouvant être suivi d'un entretien axé sur les compétences.