Titre du poste et niveau :                  Assistant(e) de Secrétariat, GS-6
Type de Contrat:                                 Temporaire
Lieu d’affectation:                              Port-au-Prince
Période d’affichage:                          19 Janvier - 02 février 2022
Durée:                                                   Période initiale de 3 mois avec possibilité de prolongation
Code de l’Avis de Vacance :              BINUH-TJO-2022-001, Republié
 

Notice spéciale

Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes 50/50 dans son personnel. Les candidates féminines sont fortement encouragées à postuler.

Tous les candidats qui se considèrent qualifiés et remplissent les exigences minimales de cet avis de vacance (VA), doivent soumettre leur P11 entièrement rempli et signé par courriel à binuhrecruitmentteam@un.org

Important : Veuillez prêter attention aux instructions sur le VA publié qui comprendra le titre fonctionnel et le numéro du VA. Les soumissions incorrectes ne seront pas prises en compte. Les candidats seront tenus responsables des fausses déclarations/omissions d'informations sur leurs candidatures P11 signées.

Cadre organisationnel

Le Bureau intégré des Nations Unies en Haïti (BINUH) a été créé par la résolution 2476 du Conseil de sécurité et a pour mandat de promouvoir et de renforcer la stabilité politique et la bonne gouvernance, y compris l'état de droit, la préservation et la promotion d'un environnement pacifique et stable, en soutenant une inter -Dialogue national haïtien, et protection et promotion des droits humains en Haïti. 

L’assistant(e) de Secrétariat (G-6) rapporte au Chef de Cabinet dans le bureau de la Représentante Spéciale du Secrétaire-général.

Responsabilités

Dans la limite des pouvoirs qui lui sont délégués, l’Assistant(e) de Secrétariat sera amené(e) à accomplir les tâches suivantes :
•    Fournir une assistance au Chef de Cabinet dans l'administration générale du Bureau du SRSG, c'est-à-dire fournir un soutien technique et administratif dans la gestion des priorités et du flux de travail du gestionnaire et de l’unité de travail ; coordonner et contrôler les activités et processus de travail divers pour s'assurer que les directives et décisions de gestion sont correctement exécutées et que les produits sont livrés en temps opportun.
•    Assurer la communication entre le superviseur et le personnel de direction ; au nom du Chef de Cabinet, informer les collègues en transmettant les directives, les rapports, les comptes rendus actualisés et d'autres informations pertinentes ; attirer l’attention du superviseur sur les questions sensibles et urgentes.
•    Assumer l’entière responsabilité de la gestion du temps et de la planification au nom du Chef de Cabinet et le consulter si nécessaire. Hiérarchiser et résoudre efficacement les conflits et les demandes concurrentes à cet égard.
•    Accomplir des tâches de représentation au nom du Chef de Cabinet, notamment faire office de premier point de contact et de liaison avec des hauts fonctionnaires aux niveaux interne et externe.
•    Assister les délégations en visite en ce qui concerne les rendez-vous, l'hébergement, les formalités d'immigration et les visas ;
•    Trier et hiérarchiser toute correspondance entrante ; compiler les documents et références de fond pertinents ; identifier les questions nécessitant l'attention du gestionnaire et renvoyer les autres aux agents concernés qui prendront les mesures appropriées, le cas échéant ; assurer le suivi des actions à entreprendre.
•    Assurer la gestion autonome d'une large gamme de demandes d'informations complexes (par exemple répondre à des demandes nécessitant une recherche de dossiers ou autre) ; répondre ou rédiger des réponses à un large éventail de correspondances et d’autres communications.
•    Établir et améliorer les procédures et les systèmes administratifs pour assurer le bon fonctionnement du département, notamment les systèmes de classement (papier et électronique).
•    Superviser le travail du personnel subalterne d’appui administratif. Établir des priorités et des échéances, assigner le travail et examiner les résultats ; former le personnel d’appui administratif aux procédures administratives, aux protocoles et aux autres procédures pertinentes. 
•    Organiser des réceptions officielles, des réunions, etc., traiter tous les arrangements nécessaires (par exemple, réservations de chambres, listes d'invités, participants, invitations, restauration, arrangements de sièges, comptes-rendus actualisés, équipement spécial, etc.).
•    Préparer, traiter et classer les informations confidentielles.
•    Superviser et gérer les dossiers et les archives de la Mission en veillant à ce qu'ils soient correctement stockés et gardés en sécurité et qu'ils puissent être consultés par les membres autorisés du personnel.
•    Établir des procédures pour s'assurer que des informations suffisantes sont saisies, et pour gérer les dossiers et les archives de la Mission.
•    S’occuper d’un large éventail de tâches et de procédures administratives, états de présence et de congé, feuilles de présence, demandes de visas, préparatifs de voyages, relevés de dépenses, frais de télécommunication, achats d'équipements, demandes de services et de fournitures, réservations de salles de conférence, etc.
•    Exercer des fonctions de contrôle de la qualité pour tous les documents sortants ; réviser et modifier des textes pour veiller au respect des règles de format, de grammaire, de ponctuation et de style.
•    Utiliser des logiciels traitements de texte standard pour rédiger une grande variété de documents et de rapports complexes.
•    Gérer, mettre à jour et développer des bases de données internes ; effectuer des mises à jour des sites Web ; générer divers rapports statistiques standard et non-standard, ainsi que d'autres rapports provenant de différentes bases de données. 
•    S’acquitter d’autres tâches assignées.

Compétences
Professionnalisme : faire preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'obtention de résultats ; être motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; rester calme dans les situations stressantes. Assumer la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Souci du client :  Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre; Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes; Tenir les clients informés de l’avancement des projets; Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Formation
Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis.

Expérience Professionnelle
Au moins sept (07) années d'expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des services administratifs ou d'autres activités apparentées. Une expérience préalable au sein d'une entité des Nations unies est souhaitable. Une expérience avec un logiciel de gestion des processus d'entreprise (ERP) de gestion des processus d'affaires est souhaitable.

Connaissance Linguistiques
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. La maîtrise de l'anglais ou du français (oral et écrit) est requise. La maîtrise du Créole haïtien est souhaitable.

Méthode d’évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés pourra inclure un exercice d’évaluation pouvant être suivi d'un entretien axé sur les compétences.